Das einfache Zeugnis enthält keine Angaben über Führung und Leistung. Aufgeführt werden die Personalien und die Dauer der Beschäftigung. Die übertragenen Arbeiten müssen exakt aufgegliedert werden. Zu beachten ist, dass sie wertfrei sind. Ein zukünftiger Arbeitgeber muss sich ein genaues Bild über die Beschäftigung anhand dieser Auflistung machen können.

Neben Personalien und Dauer der Beschäftigung muss das qualifizierte Zeugnis (im Gegensatz zum einfachen Zeugnis) eine Beurteilung der Führung und Leistung enthalten.

Selbst wenn der Arbeitnehmer sich für ein einfaches Zeugnis entscheidet, hat er weiterhin Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis.

Für den Zeugnisaufbau gibt es einen Standard. Danach ist wie folgt vorzugehen:

*Überschrift
Bezeichnung der Zeugnisart: Zwischenzeugnis, Praktikantenzeugnis etc.
*Einleitungssatz
Personalien des Mitarbeiters sowie die Dauer des Arbeitsverhältnisses
*Aufgabenbeschreibung
Position des Mitarbeiter und Beschreibung seiner Kompetenzen in der Firma
*Leistungsbeurteilung
Arbeitsweise, Arbeitsleistung und Arbeitserfolge des Mitarbeiters
*Verhaltensbeurteilung
Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen gegebenenfalls zu Kunden und weiteren Personen
*Schlussabsatz
Wenn vom Arbeitnehmer gewünscht, ist der Grund für das Ende des Arbeitsverhältnisses anzugeben.
*Dankesformel mit Zukunftswünschen.

Eindeutig negative Äußerungen über den Mitarbeiter sind in einem Zeugnis eigentlich unmöglich. Neben anderen Geheimcodes gibt eine gängige Bewertungsformeln und da kommt es auf den kleinen, aber feinen Unterschied an:

(AL = Arbeitsleistung, AW = Arbeitsweise, V = Verhalten, S = Schlusssatz)

*Note Sehr gut

-AL: Die Arbeiten wurden stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.
-AW: Die Aufgaben wurden stets mit äußerster Sorgfalt und größter Genauigkeit erledigt.
-V: Das Verhalten zu Vorgesetzten und Mitarbeitern war stets vorbildlich.
-S: Wir bedauern das Ausscheiden sehr und bedanken uns für stets sehr gute Leistungen.
*Note Gut

-AL: Die Arbeiten wurden zu unserer vollsten / stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.
-AW: Die Aufgaben wurden stets mit Sorgfalt und Genauigkeit erledigt.
-V: Das Verhalten zu Vorgesetzten und Mitarbeitern war vorbildlich.
-S: Wir bedauern das Ausscheiden und bedanken uns für sehr gute Leistungen.
*Note Befriedigend

-AL: Die Arbeiten wurden zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.
-AW: Die Aufgaben wurden stets mit Sorgfalt und Genauigkeit erledigt.
-V: Das Verhalten zu Vorgesetzten und Mitarbeitern war gut.
-S: Wir bedauern das Ausscheiden und danken für gute Leistungen.
*Note Ausreichend

-AL: Die Arbeiten wurden zu unserer Zufriedenheit erledigt.
-AW: Die Aufgaben wurden mit Sorgfalt und Genauigkeit erledigt.
-V: Das Verhalten zu Vorgesetzten und Mitarbeitern gab zu Beanstandungen keinen Anlass.
-S: Wir danken für die Mitarbeit.
*Note Mangelhaft

-AL: Die Arbeiten wurden im großen und ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt.
-AW: Die Aufgaben wurden im allgemeinen mit Sorgfalt und Genauigkeit erledigt.
-V: Das Verhalten war insgesamt angemessen
-S: Wir danken für das Streben nach einer guten Leistung.
*Note Ungenügend

-AL: Er/sie hat sich bemüht, die Arbeit zu unserer Zufriedenheit zu erledigen.
-AW: Er/sie bemühte sich, die Aufgaben sorgfältig zu erledigen.
-V: Er/sie bemühte sich um ein gutes Verhältnis zu Vorgesetzten und Kollegen.
-S: Wir danken bei dieser Gelegenheit.